Wenn Sie durch eine Produktionshalle gehen, werden Sie sorgfältig ausgearbeitete Dokumente sehen, die den Mitarbeitern helfen, ihre täglichen Ziele zu erreichen. Standardbetriebsverfahren und Standardarbeitsanweisungen sind der Schlüssel zum Erfolg in der Fertigung. Sie können durch Dokumentenprüfungen, Audits, einen disziplinierten Problemlösungsprozess und vor allem durch den Beitrag der Experten, die die Aufgaben ausführen, verbessert werden. Die aktuelle Dokumentation sollte der Ausgangspunkt für alle Verbesserungen sein. Verbessern Sie stets die bestehende Dokumentation, bevor Sie ein neues Dokument erstellen. Umfang ist nicht gleichbedeutend mit kontinuierlicher Verbesserung. Viele Menschen denken, dass Betriebsverfahren und Arbeitsanweisungen austauschbare Begriffe sind, aber die Wahrheit ist anders.
Was sind Standardarbeitsanweisungen?
Standardisierte Arbeitsanweisungen (SWI) sind Anweisungen, die sicherstellen sollen, dass Ihre Fertigungsprozesse konsistent, zeitnah und wiederholbar sind. Oft werden die Standardarbeitsanweisungen ausgedruckt und in der Nähe des Arbeitsplatzes des Bedieners ausgehängt. Der Gedanke dahinter ist, dass Teamleiter und Manager nachverfolgen sollten, ob die Bediener die Anweisung verwenden und anwenden können - was etwas das Schwierigste an dem ganzen Prozess ist.
Die Erstellung der SWI kostet Zeit und Mühe. Sie sollten die optimalen Schritte zur Durchführung eines Prozesses angeben. Standardarbeitsanweisungen sind ein logisches Ergebnis anderer Initiativen zur Prozessverbesserung. Sie sind auch bei späteren Prozessverbesserungsprojekten hilfreich. Ohne die SWI müssen sich die Bediener und ihre Vorgesetzten auf ihr kollektives Gedächtnis verlassen, um einen Prozess weiterhin optimal durchzuführen. SWI sind kein Ersatz für Erstausbildung, aber sie festigen das Gelernte. Der Bediener ist vielleicht beleidigt, weil er die Anweisungen jeden Tag seines (oder ihres) Arbeitslebens sieht. Diese Anweisungen sind wirklich zum Nutzen des Vorgesetzten, der Abweichungen zwischen den Handlungen des Bedieners und den ausgehängten Anweisungen schnell erkennen kann.
Es ist wichtig, die SWI für jede Aufgabe regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Eine Organisation, die den Kaizen-Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung anwendet, schafft bessere Möglichkeiten, Aufgaben zu erledigen. Ein Aspekt der Umsetzung dieser Verbesserungen ist die Aktualisierung der SWI. Im wirklichen Leben veralten Anweisungen im selben Moment, in dem sie erstellt werden, so dass sie ständig verbessert werden müssen.
Was sind Standardarbeitsanweisungen?
Standardarbeitsanweisungen (SOP) sind schriftliche, schrittweise Anweisungen, die beschreiben, wie eine Routinetätigkeit durchzuführen ist. Eine Standardarbeitsanweisung ist ein Verfahren, das sich auf einen bestimmten Vorgang bezieht und die Aktivitäten beschreibt, die erforderlich sind, um Aufgaben in Übereinstimmung mit den Vorschriften der Branche, den Gesetzen der Provinz oder auch nur Ihren eigenen Standards für die Führung Ihres Unternehmens auszuführen. Jedes Dokument, das eine "Anleitung" ist, fällt in die Kategorie der Verfahren. Die Mitarbeiter sollten sie jedes Mal auf genau dieselbe Art und Weise ausfüllen, damit das Unternehmen konsistent bleiben kann. Standardarbeitsanweisungen tragen dazu bei, die Sicherheit und Effizienz von Abteilungen wie Produktion, Betrieb, Verkauf und Kundendienst, Mitarbeiterschulung, Recht, Finanzen,... zu gewährleisten.
Eine ständige Arbeitsanweisung sollte niemals schwer zu lesen oder vage formuliert sein. Sie sollte kurz und leicht verständlich sein und Handlungsschritte enthalten, die einfach zu befolgen sind. Eine gute Standardarbeitsanweisung sollte die Schritte klar umreißen und den Mitarbeiter über alle Sicherheitsbedenken informieren.
SOPs sind integrale Bestandteile der Qualitätskontrolle und Risikominderung. Von der Luft- und Raumfahrt über die pharmazeutische Produktion bis hin zum Kundenservice - gute SOPs sind mehr als nur bürokratische Vorschriften. Diese schriftlichen Dokumente stellen standardisierte Rezepte dafür dar, wer, was, wann und wo Verfahren durchgeführt werden sollten. Und wenn SOPs schlecht geschrieben oder implementiert sind, kann das schlimme Folgen haben. Die ständigen Arbeitsanweisungen sollten die Grundlage für die Schulung aller neue Mitarbeiter. Sie sollten auch jedes Jahr aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie für die aktuellen Bedürfnisse der Organisation relevant bleiben.
Unterschied zwischen SWI und SOP
Während SOPs Dokumente auf oberster Ebene sind, die den Mitarbeitern sagen, welche Handlungen sie unter verschiedenen Umständen ausführen sollen, beschreiben Arbeitsanweisungen diese Handlungen im Detail. Diese Anweisungen müssen nicht unbedingt lang oder ausführlich sein. Sie sollten so klar und prägnant wie möglich sein. Arbeitsanweisungen sollten auf eine einzelne Aufgabe innerhalb einer SOP eingegrenzt werden. Das ist es auch, was ISO 9001 verlangt von den Unternehmen eine Definition:
- Standardarbeitsanweisungen sind die oberste Ebene. Sie beschreiben, welche Maßnahmen unter verschiedenen Umständen zu ergreifen sind
- Standardarbeitsanweisungen sind die unterste Ebene. Sie beschreiben die auszuführenden Arbeiten. Sie enthalten die geringstmögliche Detailtiefe. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um Anweisungen zur Ausführung einer bestimmten Arbeit. Einige sind weniger als eine Seite lang. Nur eine Liste von Aufzählungspunkten.
